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為其提供源源不斷地企業組織管理與協作的驅動力

讓ISO9000“跑”起來
——天津駿騰精密機械有限公司A6協同應用紀實
 
 
創新與提高靈敏度是駿騰機械總經理杜辰經常提到的兩個詞匯,在他的企業中,通過信息化建設,駿騰實現了ISO9000質量管理體系的高效運轉,也成功地讓企業通過協同實現上下游的打通。

ISO9000效率之痛
“我們自2004年成立之初,就建立了ISO9000辦公室,同年通過了9000認證。當然,我們也面臨著體系運行效率低的問題。每個單子都需要通過人工跑來跑去,去各部門簽字,如果負責人不在就只能停下來等待,一個單子整個流程流下來至少需要1天的時間。在忙的時候,一天要有十多個單子需要處理,感覺工作就是在各個部門之間疲于奔命。而且9000的文檔日積月累下來數量不少,歸檔查詢不方便,如果是回溯更麻煩。但這又是必須的環節,我們很頭疼。” 天津駿騰精密機械有限公司品質管理部主管張建榮,這樣描述駿騰機械之前的ISO9000體系運轉情況。
ISO9000是質量管理體系標準的統稱,是國際通行的質量管理標準和方式, ISO9000要求建立文件化的質量管理體系、各項工作要求留有證據(記錄)和建立各項工作流程,職責權限要求明確。 “質量管理體系的運行,僅文件和記錄管理這兩項工作就令很多企業頭疼。” 張建榮簡單介紹了ISO9000管理中的難點。“這主要是這兩部分所生成的文件多、重復性高,需要頻繁的走流程審批。”
更重要的是,缺乏信息化的支持,這些大量的審計性的材料都必須靠人工流轉審批,速度慢、效率差、耗費人工、歸檔管理煩、查詢效率低。“年底做質量總結報表的時候,需要耗費大量的時間、人力、物力來進行相應查詢、統計。”
在了解到致遠A6協同管理軟件,這個以工作流為核心、兼具柔性與剛性流程的協同管理平臺時候,其董事長兼總經理杜辰突然眼前一亮,“這不正與ISO9000的管理不謀而合嗎?ISO9000的管理則正好可以通過A6這個信息化工具解決!”

致遠A6協同下的ISO9000管理新方式
天津駿騰精密機械,成立于2004年,主要生產工業縫紉機零部件和企業零部件,在縫紉機零部件方面,客戶主要是重機、兄弟、標準、飛馬等國際國內幾大工業縫紉機廠商,且其在油泵、壓腳、砧板、油封等四個零部件上,在全國處于壟斷地位。在汽車零部件生產上,駿騰也是豐田、本田、尼桑等日系品牌汽車的零配件供應商。致遠軟件:www.zyjs9988.com
作為國內頂級服裝機械和國際知名汽車廠商的零配件供應商,同樣面臨著激烈的市場競爭。因此,駿騰將產品質量、對客戶的及時響應以及客戶的滿意度看得極為重要。為此,駿騰也制定了“客戶不合格返品率0%、客戶訂單完成100%、客戶滿意度95%以上”的服務目標,以贏得客戶的信任,增強自身的競爭力。
通過深入研究和調研,駿騰利用致遠A6協同中“表單+流程”的模板協同功能,較好地實現了ISO9000的信息化流轉。駿騰把生產中所涉及的ISO9000各種單據轉變成A6協同中的模板,再根據實際的管理審批流程,為每一個表單綁定相應的審批流程,并設定好預歸檔目錄,這樣,只要在相應表單中填寫內容,表單就會按照事先定義好的流程流轉下去,免去了人工流轉的費時費力,且審批流程完成后能自動歸檔,查詢也方便快捷,解決了駿騰ISO管理的效率問題,且查詢追溯方便讓糾正預防措施也能有效運作。“這在極大地減輕了我們的工作壓力的同時,也讓我們的工作效率大大提升,以前一張ISO9000單據處理的時間是1天,現在基本2~3個小時即可完成。”張建榮對A6協同下的ISO信息化管理給其帶來的便捷很高興。
 

駿騰ISO9000中的“夾具、模具報廢單”及相應流程
 
 
 
ISO9000歸檔文件管理及審批表單
而且,致遠A6協同管理下的ISO9000,也讓查詢變得更加簡單。致遠A6不僅可以通過文件名、時間、發起人等方式查詢,還支持穿透查詢的方式,來列出ISO9000單據中需統計的關鍵指標,這讓質量分析更加簡單、直觀,讓數據回溯變得簡單易行。而且查詢后的數據可以轉為Excel,可以更進一步的通過專業軟件來進行分析、統計,這將極大地方便駿騰機械的ISO9000質量管理。
 
致遠A6+用友U8讓管理更高效
致遠A6不僅為駿騰帶來了高效的ISO9000流轉,由于其高度靈活的二元化工作流,也讓駿騰能根據其實際情況,不斷深挖應用,創造性地利用致遠A6實現其ERP-U8系統的輔助管理。
駿騰機械在致遠A6中建立“新存貨編碼申請單”和“新BOM申請單”,將本來需要由多個部門分別填入的數據,變為各部門通過致遠A6協作填寫,然后統一再進入U8系統的新模式,實現了在ERP許可數有限情況下,基礎數據的準確錄入。“不僅我們的管理人員在學習ERP的過程中,不需要耗費太大的精力,又使ERP系統安全、可靠。而且只需要一個站點、一個員工就可以完成數據錄入工作,大大減少了培訓周期和培訓人數,這對企業運行成本也有益處。”杜辰對于致遠A6 輔助其ERP運行很是滿意。
杜辰還用“在與不在一個樣”這樣一個比喻來形容致遠A6為其帶來的管理變化,“A6使管理流程扁平化,之前需要層層授權的企業管理方式,現在通過A6,就仿佛是我在旁邊看著我的下屬是如何工作的。你可以看下屬是怎么批復的,或者你可以在旁邊有效地管理、指導他,這同以前的管理很不一樣。以前我在公司與我不在公司肯定是不一樣的,但現在我只要在協同上,對員工來說,在與不在公司是一樣的。”
當然,致遠A6協同作為企業辦公平臺,有效提升了駿騰日常管理審批效率,以及企業內部協作溝通的頻率,通過論壇的形式給員工一個交流、暢所欲言的空間,為企業文化的形成提供了一個平臺。
 
“如果將企業比喻為一艘在大海中航行的船,我們沒有能力改變外部環境的變化,我們有的只是心中的目標和手中的帆,……讓我們借助信息化的革命,不斷的創新和提高對機會與風險的靈敏度,使企業在浩瀚的商海中向著心中的目標穩步前進。” 致遠協同將作為駿騰船上的一道“帆”,伴隨著駿騰企業的發展壯大,為其提供源源不斷地企業組織管理與協作的驅動力!

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上海致遠軟件有限公司是北京致遠協創軟件公司的品牌加盟公司,成立于2002年。11年以來,致遠軟件一直專注協同管理軟件產品的研發、營銷、實施與服務,形成了從咨詢,到產品技術和協同解決方案的全方位專業服務體系,致遠軟件連續12年獲得中國協同管理軟件市場占有率第一,連續9年獲得中國協同軟件用戶滿意度第一,被中國軟件行業協會評為中國軟件行業領軍企業,是中國協同管理軟件的開創者和領導者。

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